Mengenal Six Thinking Hats Untuk Improvement

sixhats-1-2

Kita sering melihat orang-orang kreatif didalam lingkungan pekerjaan kita orang yang sering mengemukakan ide dalam sebuah meeting/ rapat yang disetujui setelah ide tersebut mengalami proses review, tantangan, dan kondisi-kondisi sebelum ide itu diputuskan bersama.

Bagaimana caranya?

Ternyata proses  pengambilan ide untuk improvement, melalui mekanisme Berpikir Kritis (critical  thinking). Berpikir kritis dimiliki oleh manusia yang sebagai pembawaan  manusia untuk berpikir jernih dan rasional. Kemampuan menganalisa fakta, mencetuskan dan menata gagasan, mempertahankan pendapat, membuat perbandingan, menarik kesimpulan, mengevaluasi argumen dan memecahkan masalah adalah bagian dari Berpikir Kritis didalam sebuah sesi meeting/ brainstorming. Berpikir Kritis berarti juga bersifat objektif dan rasional dengan penuh logika dalam menganalisa masalah. Seperti analogi ‘Mengapa AC split bocor diruangan?’, orang dengan berpikir kritis akan mencari sumber kebocoran, menganalisa dan membuat kesimpulan untuk perbaikan.

d266ee40ee75f4e3cce3b07d9efa0843

perbedaan mendasar antara orang dengan Berpikir Kritis dan orang Berpikir Kreatif

Berbeda dengan tipe orang selanjutnya yaitu Berpikir Kreatif (Creative Thinking), dan ini cara berpikir yang sedikit  lebih maju daripada Berpikir Kritis. Berpikir Krtis menemukan ide dan mengevaluasinya, tetapi Berpikir Kreatif mampu mengubah ide menjadi hal yang lebih baik ataupun mampu memecahkan masalah dari sudut pandang yang berbeda. Orang berpikir Kreatif tidak hanya problem solving tetapi juga mampu inovasi dari problem tersebut. Teknik pemecahan masalah orang Berpikir Kritis cenderung linear, berurutan, sistematis, rasional dan berorientasi pada tujuan. Sementara orang Berpikir Kreatif cenderung holistik, paralel, lebih intuitif dan emosional, kreatif, visual dan taktual. Jika dikatikan dengan lateralisasi otak, maka Berpikir Kritis didominasi oleh otak kiri (analitik, sekuensial, logis dan objektif), sedangkan dominasi Berpikir Kreatif ada di otak kanan (global, paralel, emosional dan subjektif).

Baik Critical maupun Creative Thinking keduanya diperlukan dalam proses brainstorming, sehingga keduanya merupakan cara berpikir yang saling melengkapi. Boleh dikatakan Berpikir Kritis merupakan proses yang konvergen mempersempit ide-ide baru sehingga ide terbaik yang dipilih dalam konteks tertentu. Sementara Berpikir Kreatif adalah proses divergen dimana ide-ide digenerate menjadi imajinasi atau alternatif ide , mencari hubungan antara unrelated concept dan bahkan mampu mendapatkan ide dari sudut pandang yang berbeda.

c0f4be66c55cd9d0df58ac0fb64fd588

proses berpikir kritis dan berpikir kreatif adalah proses yang saling melengkapi untuk mendapatkan ide-ide yang briliant

Contoh :

Kembali  ke kasus AC split bocor di ruangan. Ketika anda mengatakan bahwa penyebab AC tersebut adalah kurangnya perawatan yang menyebabkan filter AC kotor, ataupun freon habis, dan anda mengusulkan ide untuk melakukan checklist perawatan rutin AC. itu cara berpikir kritis. Dua minggu kemudian AC tersebut bocor kembali, fakta menunukan sudah dilakukan perawatan rutin AC dan checklistnya. Otak kanan anda mengenerate ide ‘bagaimana bila ditelusuri sumber penyebab kebocoran tersebut’. Ide nya adalah mencari penyelesaian masalah dari fakta yang bertentangan. Anda mulai menelusuri sumber kebocoran dan didapatkan bahwa kebocoran tersebut berasal dari tampias air hujan akibat talang air yang mampat oleh sampah-sampah dedaunan. Fakta ini anda analisis dan dengan menggunakan proses berpikir kritis anda memutuskan untuk menebang ranting-ranting pohon yang menyebabkan dedaunan jatuh kedalam talang air.

Mengapa sulit mencari solusi-solusi atas permasalahan yang terjadi didalam meeting ataupun brainstorming ? karena mungkin saja tipikal peserta meeting tersebut banyak menggunakan proses berpikir kritis (vertikal thinking) yang membahas suatu masalah menjadi suatu issue yang tiada henti terjadi, meskipun sudah memutuskan solusi tetapi hal tersebut muncul kembali sebagai masalah klasik.

adalah Dr. Edward De Bono yang menggagas Lateral Thinking dengan methode Six Thinking Hats sebagai tools untuk berpikir kreatif dalam menentukan suatu solusi yang out of the box. Menurut De Bono , ide-ide cemerlang itu muncul ketika menggunakan daya imajinasi, perasaan dan emosi tidak hanya berpaku pada logika saja. Dengan demikian Lateral Thinking membantu dalam proses menentukan ide-ide brilian anda dengan cara:

  1. Menyeleksi dan mendefinisikan fokus

pada tahap ini masalah, tantangan dan kesempatan didefinisikan . fokus diredefinisi secara hati-hati dan seksama

2. Mengenerate Ide

Mengelola ide untuk dirumuskan, ada beberapa tools seperti What If, Concept extraction challenge, random entry , provocation and movement.

3. Merangkumkan Ide

pengelolaan ide dari tahap 2, dicari manfaat-manfaat dan dirating agar konsep ide tersebut mampu terimplementasi.

4. Pemilihan Ide Terbaik

dari ide-ide yang sudah di treatment dan assessment, terpilihlah ide yang terbaik

 

Six Thinking Hats (STH) mengajarkan Lateral Thinking dengan cara meningkatkan kualitas daya berpikir  untuk menghasilkan sesuatu yang kreatif. Dengan metode ini seseorang tidak hanya dilatih berkonsentrasi untuk menyelesaikan masalah dalam waktu tertentu, tetapi juga mempersiapkan seseorang untuk dapat menerima dan menghargai pendapat atau ide orang lain. STH dapat digunakan baik individu ataupun group diskusi. Disini individu ataupun group memisahkan cara berpikir tentang sebuah topik kedalam 6 kategori. Setiap kategori diwakili dengan 6 warna topi yang berbeda. Dengan memakai topi dan berganti topi individu ataupun group dapat memfokuskan pemikiran kedalam topik pembicaraan. Dengan memakai topi individu ataupun kelompok memainkan peran dalam brainstorming suatu masalah dan menciptakan ide dari permasalahan tersebut.

the-six-thinking-hats

fungsi topi dan penjelasan topi dalam Six Thinking Hats

 

Penjelasan warna topi tersebut adalah:

  1. TOPI PUTIH – INFORMASI

Topi putih memfokuskan pada data yang tersedia dan data yang diperlukan. Melalui data dan informasi tersebut , kita dapat mempelajari dan menganalisa  situasi dan kondisi.

2. TOPI HITAM – RISIKO

Dengan mengenakan topi hitam kita belajar melihat sisi negatif / risiko dari keputusan yang akan diambil. Hal ini penting untuk menyiapkan contingency plan  dalam mengantisipasi kondisi darurat/ emergency sebelum memulai sebuah tindakan.

3. TOPI KUNING – MANFAAT

Topi kuning memungkinkan kita untuk berpikir positif/ optimis dan melihat seluruh manfaat dan nilai  / value added yang dihasilkan dari sebuah keputusan

4. TOPI MERAH – PERASAAN

Dengan menggunakan topi merah, kita memandang masalah dengan menggunakan intuisi, naluri dan emosi. Selain itu dengan mengenakan topi merah kita dapat melihat reaksi/ respon seseorang terhadap keputusan yang diambil.

5. TOPI HIJAU – KREATIFITAS (SOLUSI KREATIF)

Mengenakan topi hijau mendorong seseorang untuk mengembangkan daya pikir imajinatif, lateral dan out of  the box sehingga dapat  dihasilkan solusi-solusi kreatif dan benar-benar beda.

6. TOPI BIRU – PENGENDALI

Pemakai topi biru adalah personil yang ditunjuk untuk mengendalikan jalannya diskusi. ia bertindak sebagai pemimpin rapat/ meeting yang mengatur jalannya proses berpikir. Ia yang menentukan saatnya para peserta rapat/ meeting menggunakan dan mengganti topi-topi tersebut.

Menggunakan topi-topi tersebut anda memainkan peran dan menentukan pola berpikir sehingga dapat menghasilka ide-ide kreatif. Dengan tools ini didalam program improvement dan innovasi sebuah produk/ service dapat terwujud dengan menghasilkan ide yang out of the box.

Continue reading

Advertisements

Mengenal C-TPAT Dalam Bisnis Supply Chain

ship2C-TPAT adalah Customs-Trade Partnership Againts Terrorism , yaitu sebuah program supply chain security yang dibuat oleh Badan Keamanan perbatasan CBP (US Customs and Border Protection) yaitu badan US yang inspeksi supply chain datang ke negara US. Sistem ini diinisiasi sebagai sebuah sistem penilaian keamanan terhadap terorisme dan pencurian  bagi trader/ importir/ eksportir / badan usaha yang terlibat didalam perdagangan lintas negara khususnya US dan sekitarnya.

Sistem ini bersifat sukarela , akan tetapi menjadi wajib bagi usaha khusus importir barang yang masuk ke negara US.

Are C-TPAT adalah perdagangan overseas menggunakan cargo, pesawat, kapal, kereta, truk, dan lainnya.  dalam program C-TPAT Indonesia bersama dengan Bangladesh, Pakistan, Malaysia dan Filipana digolongkan sebagai negara High Risk Country atau negara yang memiliki kecenderungan terorisme yang tinggi. Entah bagaimana penilaian negara US terhadap Indonesia sebagai negara dengan golongan High Risk Country , tetapi menjadi ketetapan bagi mereka bagi eksportir Indonesia untuk memiliki standar sistem C-TPAT.

Pemerintah US mengharuskan beberapa buyer yang mengimpor barang dari negara-negara tersebut untuk memastikan bahwa pabrik-pabrik atau perusahaan eksport-import dinegara itu memenuhi syarat sebagai perusahaan yang memiliki program C-TPAT yang baik dan / atau memiliki sertifikat lulus C-TPAT dari Badan Sertifikasi yang bernama Global Security Verification (GSV).

Pengakuan C-TPAT 

Beberapa negara / benua memiliki pengakuan C-TPAT melalui MRA (Mutual Recognition Agreement) yaitu untuk supply chain security, beberapa diantaranya :

  • New Zealand custom service – Secure Export Schema Program (SES)
  • Canada Border Service Agency  – Partner in Protection Program (PIP)
  • Jordan Customs Department – Golden List Program (GLP)
  • Japan Customs and Tariff Bureau – Authorized Economic Operator Program (AEO)
  • Korean Customs Service – AEO Program
  • European Union – AEO Program
  • Taiwan – General of Customs , Taiwan Ministry of Finance – AEO Program
  • Israel
  • Mexico
  • Singapore

AEO progam banyak dipakai di negara Asia, artinya Indonesia bila mengikuti AEO program maka tidak perlu bagi badan usah importir ke US untuk sertifikasi C-TPAT karena sudah di cover didalam MRA.

mutual recog ctpat

pengakuan C-TPAT pada beberapa negara yang telah mengikuti MRA program

Manfaat C-TPAT 

Beberapa manfaat aplikasi C-TPAT adalah:

  • aktif didalam memerangi terorisme dan good corporate governance
  • mengurangi inspeksi CBP
  • prioritas inspeksi CBP US pada saat kedatangan barang, sehingga waktu inspeksi lebih efektif
  • berkesempatan untuk mengikuti seminar / training yang berkaitan dengan C-TPAPT/ custom protection
  • percaya diri pada importir self-assessment program
  • mengurangi penalti pada hal-hal yang tidak sesuai

Persyaratan C-TPAT :

syarat ctpat

persyaratan C-TPAT :

Compatibility

System C-TPAT dapat berintegrasi dengan system internal perusahaan dan dapat berinteraksi dengan sistem ISO.

System standar ISO yang terkait langsung pada keamanan suplai chain yaitu ISO 2800 yaitu Security Management System for The Supply Chain

 

Contoh Sertifikat C-TPAT :

cerf ctpat

 

Continue reading

Mengenal CDAKB | Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik Berdasarkan Permenkes No. 4 Tahun 2014

consultancy-services-banner-good-distribution-practice-for-medical-devices-gdpmd

CDAKB adalah Cara Disribusi Alat Kesehatan yang Baik yang disadur dari Medical Devices Good Distribution Practice adalah pedoman kegiatan distribusi dan jaminan mutu pengendalian pada alat kesehatan.CDAKB memberikan panduan bagi organisasi penyalur alat-alat kesehatan temasuk didalamnya kegiatan pemesanan, penyimpanan, pengangkutan dan pendistribusian. Alat-alat kesehatan yang masuk didalam kategori wajib CDAKB Permenkes No 4 tahun 2014 adalah :

  • alat kesehatan elektromedik radiasi
  • alat kesehatan elektromedik non radiasi
  • alat kesehatan non elektromedik steril
  • alat kesehatan non elektromedik non steril, dan
  • alat kesehatan diagnostik in-vitro

matriks-alat-kesehatan

Dalam sistem CDAKB Permenkes No 4 Tahun 2014 persyaratan sistemnya adalah :

  • Harus mempunyai sistem manajemen mutu
  • Harus ada bukti pengelolaan sumber daya personil terkait
  • Memliki bangunan dan fasilitas yang sesuai dengan cara distribusi alat kesehatan yang baik
  • Mempunyai siste penyimpanan dan penanganan persediaan yang baik
  • Mampu telusur produk
  • Penanganan keluhan pelanggan
  • Penanganan tindakan perbaikan keamanan di lapangan / Field Safety Corrective Action (FSCA)
  • Memiliki sistem pengembalian/ retur alat kesehatan
  • Memiliki sistem mekanisme pemusnahan alat kesehatan
  • Identifikasi alat kesehatan ilegal dan tidak memnuhi persyaratan
  • Audit internal
  • Kaji ulang manajemen
  • Bukti pengendalian Aktifitas pihak ketiga  (outsource activity)

Organisasi yang main business termasuk pada kegiatan penyalur alat kesehatan wajib memenuhi persyaratan ini, karena ada mekanisme pengawasan dari Dinas Kesehatan setempat dalam rangka sosialisai, penertiban dan pengawasan penyalur alat kesehatan.

Pendekatan yang paling memungkinkan untuk implementasi sistem CDAKB Permenkes No 4 Tahun 2014 adalah dengan menggunakan implementasi ISO 9001 , dimana persyaratan yang diminta tersebut tercover didalam persyaratan ISO 9001.

Sebagai contoh  bagaimana CDAKB Permenkes No 4 Tahun 2014 dengan ISO 9001:2015 sama-sama mensyaratkan tentang pengendalian fasilitas dan proses inbound dan inventory management hal tersebut dapat dibuatkan mekanisme satu sistem terintegrasi.

inbound

Dengan demikian sistem CDAKB Permenkes No 4 Tahun 2014 dapat berintegrasi dengan sistem ISO 9001 dan lebih mudah diintegrasikan sesuai dengan proses bisnis dan scope organisasi.

Continue reading

Welcome IATF 16949:2016 |Standar Manajemen Mutu Otomotif Terbaru

automotive-explore-promo

Standar Sistem Manajemen Mutu ISO/TS 16949:2009 sudah berganti nama dengan IATF 16949:2016. Sejak Oktober 2016, IATF (International Automotive Task Force) membuat keputusan standar otomotif internasional beralih ke IATF 16949:2016 yang berlaku bagi industri otomotif dan vendor terkait dengan lingkup tier 1, tier 2 sampai batas yang ditentukan didalam scope.

Pendekatan IATF 16949:2016 secara struktur dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Secara struktur persyaratan mirip dengan standard tersebut.

hls2

Beberapa  alasan mengapa ISO/TS 16949 direvisi adalah:

  • penekanan terhadap integritas supply chain terhadap informasi agar lebih efektif
  • bisnis dengan kearifan lokal, dimana tidak hanya customer driven , tetapi juga bagaimana pihak yang berkepentingan (stakeholders) dipandang sebagai driven untuk menjalankan sustainability bisnis.
  • organisasi menghadapi era dimana ketidakpastian menjadi sebuah tantangan, dengan demikian risk-based thinking atau menjalankan operasi bisnis dengan berbasis risiko menjadi acuan diadalam menjalankan bisnis.
  • penekanan leadership ditiap lini operasi industri otomotif dan terkait menjadi lebih terukur.

Dengan demikian IATF 16949:2016 menyadari betul bahwa , bisnis saat ini dan kedepan tantangannya selain menjalankan operasi bisnis dengan risk-based thinking , juga bagaimana strategi operasi didalam kancah bisnis menjadi landasan. Dengan kata lain aspek dokumentasi IATF 16949:2016 tidak menjadi kaku dan bisa disesuaikan pada konteksnya.

Manfaat penerapan IATF 16949:2016 yang efektif adalah:

  • mendapatkan pengakuan dari regulator, utamanya bagaimana organisasi memenuhi aspek regulasi didalam industri otomotif dan terkait.
  • memproduksi atau menghasilkan produk yang lebih aman dan handal.
  • tentu saja memenuhi harapan pelanggan.
  • memperbaiki proses dan pendokumentasian

Respon organisasi yang ingin mengacu kepada standar IATF 16949:2016 , bila organisasi tersebut sudah implementasi ISO/TS 16949:2016 maka langkah untuk upgrading adalah :

  • mengikuti training awawareness pengenalan terhadap IATF 16949:2016.
  • melakukan gap analysis terhadap pemenuhan persyaratan IATF 16949:2016
  • membuat atau menentukan struktur pendokumentasian IATF 16949:2016.
  • menetapkan konteks oganisasi dan risk management
  • melakukan internal audit dan management review
  • mempersiapkan evidence based data pemenuhan IATF 16949:2016.

Bagi organisasi yang baru menerapkan IATF 16949:2016 , maka rekomendasinya adalah tetep memenuhi persyaratan baru standar IATF 16949:2016 dengan ‘style’ ISO/ TS 16949:2009 karena hal tersebut adalah penanaman basis dasar-dasar sistem manajemen otomotif.

Tiimeline untuk uprading dan memenuhi persyaratan IATF 16949:2016 adalah :

timeline2

Continue reading

Mempromosikan Promosi Kesehatan Kerja | Dipandang Dari Sudut Manajemen

lady-desk

Promosi Keshatan adalah upaya memberdayakan masyarakat untuk memelihara, meningkatkan dan melindungi kesehatan diri serta lingkungannya (the process of enabling people to increase control over, and to improve their health-Ottawa Charter 1986). Bekerja dengan tubuh dan lingkungan yang sehat , aman serta nyaman merupakan hal yang diinginkan oleh semua pekerja.

Objective dari promosi kesehatan kerja adalah peningkatan moral pekerja, penurunan absensi dan peningkatan produktifitas. Dengan makin meningkatnya perkembangan industri dan perubahan sosial , konsekuensinya adalah pola kehidupan dan pola kerja menjadi tidak menentu. Promosi kesehatan di Indonesia dikembangkan dari Deklarasi Jakarta hasil konfrensi internasional Promosi kesehatan jakarta bulan Juli 1997. Program pemerintah mendukung aksi promosi kesehatan kerja di tempat kerja.

Tujuan promosi kesehatan di tempat kerja menurut deklarasi jakarta adalah :

  • mengembangkan perilaku hidup bersih dan sehat ditempat kerja
  • menurunkan angka absensi tenaga kerja
  • menurunkanangka penyakit akibat kerja dan lingkungan kerja
  • menciptakan lingkungan kerja yang sehat , mendukung dan aman
  • membantu berkembangnya gaya kerja dan gaya hidup yang sehat
  • memberikan dampak yang positif terhadap lingkungan kerja dan masyarakat

 

Secara manajemen , program promosi kesehatan kerja dikelola oleh organisasi/ perusahaan dengan pendekatan sistematis. Pendekatan manajemen untuk promosi kesehatan di tempat kerja dapat menggunakan pendekatan PDCA | Plan Do Check Action

PLAN

Merencanakan program-program apa saja yang termasuk didalam promosi kesehatan ditempat kerja. Program promosi kesehatan dapat berasal dari realita kebutuhan promosi kesehatan yang dibutuhkan oleh pekerja dan juga dapat berasal dari message management untuk pengembangan promosi kesehatan di tempat kerja. Langkah Plan organisasi untuk program promosi kesehatan yaitu :

  • Tentukan tema promosi kesehatan ditempat kerja semisal : Promosi mengurangi rokok, mencegah diabetes, menekan kolesterol, dll.
  • Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan semisal tim promosi kesehatan tempat kerja, budget, occupational dokter/paramedis, technical expert di promosi kesehatan , dll.
  • Schedule/ jadwal penerapan promosi kesehatan
  • Menetapkan target-target apa yang diinginkan dari program promosi kesehatan tersebut.
  • Menetapkan dokumen-dokumen seperti prosedur, checklist, sign-sign , dan lainnya.

 

DO

Menjalankan program promosi kesehatan yang anda sudah tentukan diawal untuk dilaksanakan sesuai dengan perencanaan. Jadwal tema promosi kesehatan yang sudah ditetapkan dijalankan dengan catatan untuk pengendalian. contoh:

tema program adalah “pengendalian kolesterol”, maka tim promosi kesehatan anda jalankan jadwal senam / olahraga ditiap hari jumat setiap minggunya dan catat kehadiran pekerja. Di catat juga perilaku, awareness dan komentar-komentar. Anda dapat juga menyebarkan kuesioner untuk mendapatkan opini ini.

CHECK 

Di periode tertentu setelah implementasi program promosi kesehatan , tentunya anda harus melakukan evaluasi terhadap program tersebut. Semisal program “pengendalian kolesterol” anda harus melakukan evaluasi dari jadwal senam , dan evaluasi dari hasil MCU kepada pekerja , apakah memang kesesuaian realisasi program dengan data sesuai apa tidak. Evaluasi pencapaian target-target program promosi kesehatan tersebut.

ACTION

Hasil data dari evaluasi tersebut dan pencapaian target-target promosi kesehatan , direview dengan Manajemen sehingga Manajemen memutuskan apakah program promosi kesehatan tersebut berhasil atau perlu ditingkatkan. Atau hal tersebut dapat menjadi budaya  kerja dimana tingkat awareness pekerja dan efektifitasnya terhadap target tercapai.

 

Bagaimanapun tema program promosi kesehatan yang anda pilih, pastikan komitmen manajemen dan tim sinergi sehingga efektifitas dari program promosi kesehatan dapat terukur, terkendali dan memberikan manfaat kepada pekerja juga organisasi.

Continue reading

Your Office Air Is Killing You | Seberapa Jauh IQA Anda Di Kantor ?

0610indoorair01

Indoor Air Quality (IQA) istilah yang banyak digunakan untuk mengukur sejauh apa kualitas udara segar didalam ruangan yang dibutuhkan manusia untuk beraktifitas. IQA menjadi issue lingkungan ketika gedung-gedung perkantoran , perumahan, mall, public service, dan lainnya mengandung polutan-polutan udara yang dapat mengganggu kesehatan manusia.

IQA menjadi isu lingkungan akhir-akhir ini seiring dengan perkembangan gedung-gedung, pertumbuhan penggunaan material sintetis. Perlengkapan kantor modern seperti mesin fotocopy, printer laser, komputer, bahan pembersih, dan polusi udara luar meningkat seiring dengan kontaminasi udara menyebabkan kontribusi kepada tingkat kebersihan udara/ IQA. Efek dari kumulatif paparan ini disebut dengan SBS – Sick Building Syndrome.

Penyakit SBS erat kaitannya dengan gedung-gedung baru atau gedung lama yang tidak ada perawatan didalamnya. Gedung-gedung baru oleh karena permintaan untuk pemakaian gedung dan penggunaannya menyebabkan tingkat kualitas udara tidak terlalu diperhatikan. Masa dari serah terima gedung sampai diisi oleh banyak karyawan terlalu singkat. Sementara karyawan merasakan masih terdapat bau solvent, bau cat, bahan material gedung , dan lainnya secara kumulatif menyebabkan SBS, efekenya adalah kita sering mengalami pusing-pusing, beberapa orang merasakan mual, dan tidak enak badan.

Beberapa faktor dan sumber yang dapat mempengaruhi IQA dan kenyamanan seperti :

FAKTOR                                                                                     SUMBER

Suhu & Kelembaban Ekstrim  — > ketidaksesuaian penempatan thermostat, kurangnya pengendalian kelembababn ruang, tenant menambahkan perlengkapan kantor (kontribusi kontaminasi udara)

CO2 —> orang-orang, pembakaran fosil

CO —> Pembuangan dari kendaraan mobil, pembakaran tidak sempurna

Formaldehide –> Plywood, lem, karpet, furnishing, kertas copy berkarbon

Partikulat –> Smoke, kertas, filter HVAC, residue

Volatil Organic Compound (VoC) –> Mesin fotocopy, parfum, bahan pembersih, hairspray

Sistem untuk pengendalian IQA harus ditetapkan oleh manajemen dan dijalanan oleh semua perangkat didalam struktur organisasi. Tanggung jawab bagi semua orang untuk menjaga kebersihan udara didalam gedung.

Analoginya seperti berikut:

Kita berada didalam gedung dengan posisi sebagai tenant pada Manajemen gedung tempat kantor kita berada. Selayaknya kita sebagai tenant mendapatkan informasi mengenai dimana posisi thermostat, pengatur suhu AC, Pengatur kelembababan, penetrasi cahaya, frekuensi orang CS / OB dalam melakukan pembersihan, item apa saja yang dilakukan untuk pembersihan, bagaimana layout mesin fotocopy, kubikel komputer dan printer. Kesemua itu dimaksud agar karyawan dapat menyadari bahaya dari minimnya IQA.

 

Dengan demikian sistem pengendalian IQA harus dibuat dalam rangka menjaga produkfitas karyawan, pencegahan sakit penyakit dan Efisiensi biaya pengobatan karyawan. Tentu saja konteks yang harus dilakukan disesuaikan dengan tempat / gedung tempat kantor berada.

 

Continue reading

Security Management System| For Security Service Company

688fe7ee9be37fac2726031f4b8b44b6

Security Service company saat ini tidak saja dituntut bagaimana kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal penjagaan / guarding tetapi juga bagaimana melakukan penjaminan terhadap personil tidak hanya pada aspek penjagaan fisik/ non fisik, tetapi pendekatan personifikasi personil dan sistem security yang dipenuhinya mampu menjawab aspek kebutuhan pelanggan.

Guard Man harus dilengkapi dengan atribut tidak hanya atribut fisik yang melekat tetapi juga pemahaman tentang security system yang menjadi dasar pekerjaan dilingkupnya.

Pendekatan untuk membuat system security bagi organisasi security service dapat mengacu pada system manajemen mutu ISO 9001, atau pendekatan standar keamanan dari kepolisian. Apapun referensi system security service anda , kerangka kerja system tersebut adalah bagaimana organisasi anda membuat sebuah perencanaan, penerapan dari rencana tersebut, mengevaluasinya dan membuat peningkatan perbaikan system.

Elemen security service system ada beberapa yang fundamental yaitu :

  1. Security risk and review
  2. Information gathering and analysis
  3. Voluntary principles on security and human rights
  4. Control frameworks
  5. Critical incident management
  6. investigation

Kesemua elemen tersebut tentu saja disesuaikan dengan kondisi lapangan / site tempat beroperasinya jasa security.

model2

Secara sederhana prinsip system security management ,

ASSESSMENT ACTIVITY:

Melakukan upaya identifikasi risiko, pengukuran  dan mitigasi risiko dari setiap aktifitas yang relevan dengan pelayanan keamanan/ sekuriti. Informasi tersebut dilakukan analisa bagaimana tingkat risiko dari aktifitas sehingga upaya mitigasi risiko dapat ditentukan.

Penilaian risiko dimaksudkan untuk apakah aktifitas yang terhadap sekuriti dikategorikan kedalam low risk, medium risk atau high risk. Batasan penetapan mitigasi risiko dari sebuah security service company adalah sejauh apa risiko tersebut dapat dikendalikan.

CONTROL MEASURE:

Adalah sebuah pengukuran dari mitigasi risiko yang sudah ditetapkan menjadi ukuran evaluasi kinerja pengelolaan risiko di security service company.

Sub point voluntary principlesn on security and human right adalah bagaimana security service company mengakomodir bahwa keamanan adalah tanggung jawab bersama , karena bagaimana pun juga security man/guard man adalah manusia biasa yang luput dari kesalahan, dengan demikian upaya dalam mengajak orang-orang sekitar di site / lapangan kerja untuk “mengamankan diri” adalah penting agar tujuan dari system keamanan tercapai bersama.

EFFECTIVE RESPONSE:

Upaya security service company secara mandiri atau bersama-sama melakukan identifikasi faktor kritis apa yang dapat menjadi ancaman dalam keamanan. Apakah itu semisal berupa risiko kebakaran, huru-hara, ancaman bom dan lainnya. Security service company harus melakukan upaya simulasi dan evaluasi praktek-praktek untuk management krisis.

Paska krisis menjadi tanggung jawab security service company atau bersama-sama dengan client melakukan investigasi , bagaimana dan apa yang menjadi akar masalah terhadap krisis tersebut. Menentukan bagaimana peluang perbaikan agar krisis tersebut dapat diantisipasi dan dikendalikan.

 

Prinsip security service management ini dapat berintegrasi dengan system existing perusahaan sesuai dengan strategi bisnisnya , dan ini relevan dengan operasi serta tujuan dengan perusahaan jasa keamanan.

Continue reading