Semakin Anda Dipermudah, Semakin Mahal Hidup Anda | One Stop Service

sometimes-life-is-worth-living-for

Saat ini hidup disertai dengan kemudahan-kemudahan, mulai dari bangun tidur sampai tidur lagi. Semisal bangun tidur dimudahkan dengan bagaimana anda dipermudah membuat sarapan pagi dengan fasilitas yang modern , ‘one stop kitchen’. Anda berangkat kerja pun dipermudah dengan berbagai fasilitas apakah anda membawa kendaraan pribadi, atau angkutan umum, atau kendaraan online dengan ‘one stop transport’, Anda bekerja dikantor menggunakan fasilitas kantor ‘one stop office’ dimana tidak hanya ruang kerja, ruang meting, fasilitas telepon, internet, fotocopy dan lainnya tersedia sekali pada satu tempat, sekali waktu.

Istilah ‘one stop service’ , sering digunakan untuk memfasilitasi hidup anda dalam satu layanan integrasi. Semudah membalikan tangan layanan yang anda terima menjadi lebih cepat, lebih dapat merasakan langsung  dan lebih mendapat value.

Tentu saja kompensasi ini menjadikan layanan one stop service menjadi lebih mahal , tetapi bukan berarti ini menjadi kendala. Mahal untuk layanan one stop service itu relatif, tergantung bagaimana anda ingin menikmati dari service tersebut. Beberapa komponen didalam layanan one stop service dapat menjadi kompetitif harganya dapat juga menjadi lebih mahal. Peluang bisnis menjadi lebih hidup, dengan tatanan bagaimana lebih memuaskan pelanggan.

Bagi kami praktisi bisnis proses yang dicermati adalah :

  • menentukan bagaimana model bisnis one stop service
  • value apa yang anda ingin sampaikan lebih daripada value layan konvensional
  • bagaimana anda mengembangkan diversifikasi service dari service yang sudah ada
  • bagaimana mengukur proses-proses didalam one stop service
  • bagaimana anda menentukan cost structure layanan one stop service
  • bagaimana anda menentukan harga dari semua itu

 

Tidak kalah penting adalah bagaimana jaminan mutu dari provider layanan one stop service ? tidak hanya aspek waktu saja atau bagaimana anda  ‘dimudahkan’ dalam hidup anda, tetapi juga bagaimana mutu dari entitas barang atau service anda menjadi lebih terasa untuk pelanggan.

Penetapan standar mutu menjadi panggilan hati bagi pebisnis one stop service, karena dengan standar mutu pada layanan, standar metode kerja, standar personil, standar fasilitas, dan standar lainnya menjadikan layanan one stop service anda unggul dalam kancah persaingan bisnis one stop service.

Anda boleh saja mengclaim harga anda paling murah, atau paling cepat layanannya. Tetapi apakah cukup sampai disitu? tidak juga oleh karena segmen customer anda menginkan layanan yang lebih maka pengembangan terhadap peningkatan service menjadi prioritas anda.

Continue reading

Good Cop and Bad Cop | Menjalankan Sistem Efektif

goodbadcop

Menjalankan sistem management yang efektif tidak hanya dilihat dari hasil pengukuran output saja, dan bagaimana pencapaiannya terhadap set target yang ditetapkan. Tetapi juga bagaimana memutuskan menjadi sebuah ketetapan untuk menjalankan sistem juga menjadi sebuah catatan untuk ukuran efektifitas proses sistem manajemen.

Good Cop vs Bad Cop istilah yang digunakan bahwa dalam menjalankan proses bisnis organisasi anda  tidak perlu selamanya mengikuti SOP yang sudah anda tetapkan sebelumnya. Tetapi bagaimana melihat SOP tersebut relevansinya terhadap proses yang anda jalankan apakah sudah efektif atau belum.

Good Cop vs Bad Cop seperti anda melihat :

  1. Dept Produksi vs Dept QC
  2. Dept Purchasing vs Dept Finance AP
  3. Dept Marketing vs Dept Finance AR
  4. Dept Front liner vs Dept Operasional
  5. Dept Gudang vs Dept Pengiriman
  6. dll

magnum-force-560-3

contoh bagaimana mekanisme Good Cop vs Bad Cop berperan dalam efektifitas proses:

Orang Gudang : ‘kami sudah menyiapkan untuk pengiriman barang nomor DTR.X.1216 per tanggal 6 Juni 2016 ke pelanggan, siap dikirim’

Orang Pengiriman : ‘dasarnya bapak mau keluar barang nomor DTR.X.1216 dari mana? karena kami tidak pernah mengirimkan jadwal pengiriman gudang dengan nomor tersebut.’

Orang Gudang : ‘kami terima informasi dari Sales kalau barang nomor DTR.X.1216 minta dikeluarkan untuk tanggal 6 Juni 2016.

Orang Pengiriman : ‘saya ga terima ada permintaan sales untuk pengeluaran barang, coba saya cek dulu’… ternyata bagian sales ada permintaan keluar barang tapi tidak nomor DTR.X.1216 tapi DTR.X.1116 pak’.

Orang Pengiriman  : ‘saya minta revisi prosedur ke sales untuk pengeluaran barang untuk pengiriman permintaan harus sepengetahuan bagian Pengiriman.

Orang Gudang :’ baik pak saya akan minta revisi ke bagian sales data pengeluaran barang’

 

Good Cop vs Bad Cop memainkan peran agar output dari suatu proses menjadi lebih efektif, valid dan terkendali. Peran ini juga dapat dimainkan untuk perumusan SOP baru atau review dari suatu proses.

Continue reading

Root Cause Analysis |Kenapa Penting ?

root-cause

Root Cause Analysis didalam sebuah sistem manajemen merupakan persyaratan yang harus dilakukan oleh organisasi. Masalah di organisasi selalu ada dan itu merupakan manifestasi dari akar masalah yang  munch menjadi suatu masalah. Masalah di organisasi sering kali terlihat dan dapat dibuktikan dengan empiris, akan tetapi akar masalah menjadi sesuatu yang tidak tampak dan harus dilakukan investigasi mendalam.

Bagi organisasi yang budaya improvementnya sudah berjalan dengan baik, mencari root cause analysis tidaklah sulit, karena hal tersebut sudah menjadi sebuah kebiasaan dan habit dimasing-masing pekerja setiap muncul suatu masalah otomatis root cause analysisnya di tentukan. Bagi organisasi yang belum membudaya hal ini perlu dilakukan penekanan kepada masing-masing individu pekerja untuk budaya improvement.

root_cause_analysis-336x336

Pentingnya root cause analysis adalah :

  1. Mendapatkan suatu akar masalah, sehingga tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak muncul kembali dapat diantisipasi.
  2. Mendapatkan improvement , dan dapat dibandingkan dengan kondisi sebelum improvement.
  3. Menciptakan budaya ‘sedia payung sebelum hujan’, menilai suatu proses dari risiko dan dampaknya.
  4. Bermakna kompetensi untuk berlomba-lomba mencari ide perbaikan
  5. Menetapkan Re-Engineering proses dari sebuah proses yang tidak efektif.

 

Metode root cause analysis banyak yang kita kenal, dan dapat dilakukan secara mandiri atau kelompok seperti : 5 why analysis, fishbone diagram, 5W1H , QC 7 tools, 5S/5R, A3 report, QCC, mapping proses bisnis, dan lainnya. Semua metode dapat digunakan dan disesuaikan dengan kondisi organisasi.

Ukuran kesuksesan dari suatu perbaikan atas suatu masalah dapat dilihat apabila output perbaikan yang dihasilkan mencapat suatu target yang ditetapkan. Target dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, intinya bagaimana suatu perbaikan dapat bernilai efektif, efisien, dan dapat dijadikan suatu standar dalam proses pekerjaan.

Melakukan root cause analysis pada awalnya menjadi sulit tetapi , tetapi apabila tidak dicoba akan menjadi tambah sulit. Yang terpenting adalah menggunakan logika berfikir pada analisa akar masalah, karena metode-metode root cause analysis yang anda pakai banyak menggunakan logika berfikir. Jam terbang menjadi sebuah catatan bila anda setiap kali ada masalah melakukan root cause analysis, anda mempunyai jam terbang tinggi dan handal dalam analisa suatu masalah.

Continue reading

Tulis Apa Yang Kamu Kerjakan dan Kerjakan Apa Yang Kamu Tulis, Apakah Masih Relevan ?

The-Culture-of-Writing-Things-Down-Photo

Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis menjadi jargon ISO dari sejak diterbitkannya hingga sekarang. Sistem Manajemen ISO mempunyai pandangan bahwa sebuah sistem manajemen haruslah ada bukti evidence dalam bentuk tertulis. Tulisan tersebut menjadi sebuah referensi didalam pekerjaan aktivitas.

Kita mengenal bentuk tulisan yang menjadi referensi sites management seperti manual, SOP/ Prosedur, Instruksi Kerja , dan rekaman. Hal tersebut menjadi sudah banyak dikenal oleh organisasi dengan sistem manajemen.

Apakah jargon tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kami tulis tetap relevan didalam sistem manajemen saat ini?Tulisan menjadi penting didalam sistem manajemen, tetapi tulisan saat ini tidak dibatasi pada bentuk dokumen yang tertulis atau tulisan. Sejauh informasi menjadi acuan didalam pekerjaan hal tersebut dapat menjadi sebuah dokumen informasi.

Dokumen informasi tidak terbatas pada tulisan saja, tetapi dapat berupa gambar, grafik, rekaman video, software aplikasi menjadi dokument informasi untuk acuan kerja. Hal ini yang menjadikan sistem management ISO menjadi lebih luwes dan melihat efektifitas document informasi tersebut menjadi referensi kerja.

Sistem Management ISO yang sudah adopsi persyaratan dokumen informasi seperti ISO ISO 27001:2013, 9001:2015, 14001:2015. Dan kedepan sistem management ISO trendnya akan mempersyaratkan document informasi kedalam persyaratan sistem.

Oleh karena keluwesan dokumen informasi , maka bagi informasi harus membuat batasan dokumen informasi apa saja yang dapat menjadi referensi kerja. Dengan batasan inilah menjadi dasar penerapan sistem manajemen, dan pelaksanaan audit , baik audit internal dan audit eksternal.

Continue reading

Penilaian Risiko Keamanan Rantai Pasokan | Based on ISO 28000

supply-chain-infographic

Penilaian risiko pada Sistem Manajemen Keamanan Rantai Pasokan menjadi mandatory yang harus dilakukan oleh organisasi. pendekatan penilaian risiko mengikuti proses yang terlibat didalam rantai pasokan dan ruang lingkup organisasi tersebut.

Prinsip yang harus anda lakukan dalam penilaian risiko keamanan rantai pasokan adalah :

  • mengerti kerangka titik kritis pada proses yang berpotensi mempunyai risiko dan ancaman.
  • melakukan investigasi apa dan siapa yang dapat mengancam proses rantai pasokan anda.
  • identifikasi kerentanan dan kelemahan proses rantai pasokan anda.
  • melakukan analisa dari konsekuensi risiko keamanan dan ancaman terhadap keberlangsungan bisnis anda.
  • pengendalian dengan simulasi tanggap darurat dari mitigasi risiko tersebut.
  • menganalisa ancaman terhadap keamanan informasi pada proses rantai pasokan anda.

Dalam melakukan penilaian risiko keamanan informasi tidaklah mudah, karena anda membutuhkan pandangan dari berbagai aspek dan keahlian dari pengalaman di departement perusahaan anda. Sehingga tidak hanya bagian Operational saja, tetapi juga bagian SCM, bagian HR, bagian IT, dan lainnya harus memberikan identifikasi penilaian risiko rantai pasokan anda.

Sistem informasi menadi perhatian khusus ketika anda melakukan penilaian risiko rantai pasokan. Kehilangan informasi atau informasi anda hilang dapat menyebabkan ketidakseimbangan dan ancaman terhadap keberlangsungan bisnis anda. Sehingga mekanisme sistem keamanan informasi pun harus anda terapkan, seperti :

  • menetapkan objective sistem keamanan informasi yang terkait dengan rantai pasokan.
  • identifikasi ancaman informasi rantai pasokan
  • dan melakukan mitigasi risiko

Continue reading