Apakah PO Wajib Dalam Melakukan Pembelian ?

Shopping Cart with Boxes

PO atau Purchase Order adalah lembar informasi untuk pembelian barang atau jasa kepada supplier/ vendor. Prinsipnya adalah bagaimana informasi mengenai spec barang, quantity, quality, delivery time, persyaratan pembayaran dan lainnya tertuang didalam PO.

Secara umum PO digunakan sebagai tools bagi Departemen/ Bagian Pembelian /Purchasing/ Procurement/ SCM dalam melanjutkan permintaan pembelian dari user/ pengguna barang. Umumnya alur proses pembelian dari user ke bagian purchasing adalah sebagai berikut:

  1. User  melakukan permintaan pembelian dengan mengisi lembar PR (Purchase request) kepada Purchasing
  2. Purchasing menerima PR , melakukan verifikasi dan menyalin kedalam PO.
  3. PO yang sudah divalidasi oleh Manager Terkait dan Purchasing dikirim ke supplier yang terdaftar.

Saat ini dengan arus informasi yang semakin cepat dan teknologi yang semakin mendukung, PO tidak perlu digunakan. Alasannya adalah PO dapat berkontribusi terhadap waktu, birokrasi, dan “terlalu terkendali” untuk beberapa organisasi.

Supply-Chain-Management-1

Konsep implementasi PO yang lebih advanced lagi ialah menggunakan pendekatan Supply Chain Management (SCM). Implements SCM lebih baik lagi dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat guna. Prinsip SCM adalah bagaimana melakukan pembelian integrasi dengan melibatkan bagian Purchasing-Logistik-Finance.

Strategi SCM harus melihat ke core business organisasi tersebut, tidak semua organisasi dapat menggunakan pendekatan SCM. Typical organisasi yang dapat menggunakan pendekatan SCM adalah industri dengan mass production, industri wholeseller, Importir-Eksportir, Retailer.

Dengan SCM , PO tidak lagi digunakan, karena hal tersebut fungsinya dapat digantikan dengan kontrak payung atau bentuk MoU lainnya. Sehingga arus pemesanan , konsistensi pengiriman, konsistensi arus penerimaan-penyimpanan-pengeluaran barang, dan konsistensi pembayaran ke supplier menjadi lebih terkendali. Terlebih lagi cost review dari mulai dari proses pemesanan hingga barang datang menjadi lebih terukur. Teknologi dapat memperkuat SCM pada proses :

  1. Pemesanan

Integrasi pemesanan dan availability stock secara online dapat dilakukan dan monitoring dari portal system internal organisasi dan portal system supplier.

2. Pengiriman Barang

Monitoring pengiriman barang terjamin dengan adanya tracker transporter atau GPS yang mengendalikan posisi actual barang anda.

3. Penerimaan-Penyimpanan-Pengiriman Barang

Barang yang masuk warehouse secara otomatis dapat memberikan informasi stok-in-stok available dan stok -out secara terencana.

4. Pembayaran

Pembayaran oleh Finance organisasi menjadi lebih terencana sesuai dengan klausul yang disepakati di kontrak. Perencanaan Finance memberikan dampak pada pengaturan cashflow keuangan yang lebih optimal.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s