Bagaimana keterkaitan CSMS dengan ISO 45001

quick-hitch-coupler-safety-check

Contractor Safety Management System – CSMS adalah sistem management yang dimiliki oleh kontraktor dan diminta oleh perusahaan owner. Artinya standar CSMS sebenarnya ditetapkan oleh masing-masing perusahaan owner (pemberi pekerjaan) seperti perusahaan K3S-Pertamina, BP, Chevron, dsb. Atau juga Adhi karya, PP, Waskita, dsb. CSMS adalah persyaratan safety yang diminta oleh perusahaan owner kepada kontraktor melalui serangkaian checklist yang harus dipenuhi dengan bukti. Biasanya CSMS diminta pada saat keikutsertaan tender dan menjadi syarat mutlak untuk kualifikasi. Kontraktor memiliki tingkat pembagian risiko yaitu high risk, medium risk dan low risk, sehingga semua kontraktor dan jenis usahanya tanpa kecuali wajib memiliki CSMS.

CSMS dapat dipenuhi oleh perusahaan kontraktor bila memiliki standar safety perusahaan  atau paling tidak memiliki OHSAS. Karena CSMS sebenarnya adalah mini OHSAS , apa persyaratan yang diminta oleh perusahaan owner  dapat mengambil data dari OHSAS. Apa yang terjadi kedepan bila OHSAS dihilangkan? Bagaimana ISO 45001 menggantikan fungsi OHSAS dalam memenuhi persyaratan CSMS.

Businessman Wearing a Hard-Hat Looking at a Hazard Sign

Aspek pemenuhan dokumentasi menjadi lebih mudah dengan ISO 45001. Mungkin sebelumnya kontraktor harus membawa paket CSMS dengan otner/folder/bantex yang tebal tetapi dari data ISO 45001 akan lebih mudah memenuhi CSMS.

ISO 45001 menetapkan documented information di artikel ISO 9001:2015 Dahsyat membahas apa itu Documented Information. Pihak perusahaan owner menyediakan kerangka portal CSMS untuk menyediakan informasi yang dipersyaratkan kepada pihak kontraktor. Kontraktor yang implementasi ISO 45001 sudah menyediakan kerangka platform informasi CSMS dan ini bisa align dengan portal perusahaan owner.

Informasi dan document yang diminta oleh perusahaan owner terhadap CSMS kontraktor dengan cepat , handal dan aman. Proses kualifikasi menjadi lebih cepat , pemutusan terkait pemenangan tender menjadi cepat dan transparan.

Kuncinya untuk CSMS model ini adalah paradigma pihak owner dan kontraktor yang sama-sama ingin menyediakan informasi safety management system secara cepat, handal dan transparan.

lebih lanjut diskusi silahkan hubungi

Continue reading

Advertisements

Membedah Istilah SMK3 ISO 45001

gchomeplans

ISO 45001 memiliki istilah yang berbeda dengan OHSAS 18001 dalam Sistem Management Keselamatan Kesehatan Kerja – SMK3. Oleh karena ISO 45001 dipakai untuk semua jenis organisasi dan tipe organisasi baik itu production based/manufactured based dan juga service based sehingga istilah didalam persyaratannya menjadi general.

Dan pendekatan untuk imlementasi ini menjadi lebih lues oleh karena ISO 45001 memiliki pendekatan High Level Structure (HLS) yang dapat berintegrasi dengan sistem manajemen lainnya seperti ISO 9001:2015 dan ISO 14001:2015. Beberapa istilah yang diganti adalah sebagai berikut:

Istilah Preventive Action diganti dengan:

Pasal 4.1 – Determining of External and Internal Issue

Pasal 6.1 – Action to address risk associated with threat and opportunities

Pasal 5.2c – Commitment to applicable legal and other requirements to which organisation subscribe

Pasal 8.6 – Emergency Response Preparedness (potential emergency identified, planned , emergency procedures tested)

Sehingga istilah preventive action-tindakan pencegahan sudah menjadi kesatuan dipasal-pasal baru tersebut

Risk :

Didalam ISO 45001 istilah risk dapat bervariasi dibeberapa negara. Dan istilah ‘hazard identification’ sudah termasuk didalam ‘risk identification’ and ‘risk control’ untuk memastikan semua bahaya teridentifikasi untuk semua jenis industri

The Worker :

factory worker

The worker atau pekerja dapat memiliki istilah berbeda di dalam peraturan legal di beberapa negara. Didalam konteks ISO 45001 -pekerja adalah orang yang bekerja dibawah naungan organisasi termasuk juga sub kontraktornya.

Outsourcing:

Semakin menekankan tuntutan pemasok barang dan jasa untuk memenuhi persyaratan OHSM – Occupational Health Safety Management.  Oleh karena hal ini bagian dari reputasi organisasi yang harus diemban oleh outsourcingnya.

 

ISO 45001 menjadi lebih tajam didalam pengukuran risiko K3 , dan bagaimana lebih banyak partisipasi eksternal dan internal yang terlibat didalam organisasi untuk komitmen dalam memenuhi kebijakan dan aturan main OHSMS.

 

Continue reading

Selayang Pandang ISO 45001 | Pengganti OHSAS 18001

traffic-safety350

OHSAS 18001:2007 seperti kita ketahui akan diganti dengan ISO 45001 , yang mana ada beberapa konsekuensi terkait dengan pengembangan dan implementasinya. ISO 45001 menjadikan Sistem Management K3 atau OHS Management System menjadi lebih jitu dalam prinsip mencegah kecelakaan kerja.

Dollarphotoclub_63467136

Praktek-praktek implementasi ISO 45001 akan ada penambahan terhadap upaya menjalankan sistem manajemen K3. Berikut beberapa FAQ yang akan anda dapatkan terkait ISO 45001:

Mengapa OHSAS 18001 diganti dengan ISO 45001 ?

Meningkatkan efektifitas pengendalian kecelakaan kerja dengan penerapan komprehensif sistem manajemen K3. ISO 45001 berharap dengan pengendalian Sistem Manajemen K3  mampu mendukung SMK3 disemua bentuk organisasi, pengakuan lebih dari internasional, efisiensi implementasi SMK3, dukungan dari semua pihak berkepentingan. ISO 45001 bertujuan untuk mendapatkan kemampuan organisasi secara proaktif memperbaiki kinerja OHS  mencegah kecelakaan dan  sakit-penyakit

Kapan ISO 45001 akan diluncurkan ?

iso45001-timeline850x350

ISO 45001 versi 2016 (ISO 45001:2016), menggantikan OHSAS paling tidak akhir tahun 2016 akan diluncurkan versi terbarunya.

Bagaimana dengan organisasi yang sudah meraih sertifikat OHSAS 18001 tahun 2016, apakah langsung diganti ?

Sertifikat OHSAS 18001:2007 akan beri tenggat waktu 2-3 tahun kedepan untuk peralihan kepada ISO 45001.

Apa yang beda dari ISO 45001 ?

  • Struktur ISO 45001

Struktur ISO 45001 menggunakan HLS (High Level Structure), yang artinya lebih adaptive dan berintegrasi dengan proses bisnis organisasi, integrasi dengan sistem manajemen ISO 9001:2015, ISO 14001:2015.

  • Dokumentasi

Tidak ada lagi istilah penggunaan prosedur , istilah ini digtntikan dengan “Documented Information”

  • Fokus pada konteks organisasi
  • Lebih banyak keterllibatan senior management leadership safety
  • Lebih menekankan rasa “risk management”
  • Persyaratan legal dan perundangan lebih eksplisit, artinya tidak terbatas pada organisasi tetapi juga pihak berkepentingan
  • Outsourcing dan procurement lebih eksplisit, artinya penekanan safety implementation pada organisasi outsourcing dan procurement.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

 

Apa yang harus saya lakukan dengan perubahan ini ?

  • Lakukan persiapan management dengan tim untuk perubahan ini
  • Mencari reference panduan / persyaratan draft ISO 45001
  • Barbicanra dengan IT Management/ Manager terkait penyediaan informasi proses/ procedural sistem
  • Update legal dan perundangan yang terkait dengan organisasi serta pihak berkepentingan anda

pertanyaan lebih lanjut anda dapat menghubungi disini

Continue reading

Bagaimana ISO 37001 Mengatur Gratifikasi

avoid-bribery-gifts

Bagaimana ISO 37001 Sistem Management Anti-Suap mengatur gratifikasi didalam etika bisnis organisasi. Gratifikasi adalah pemberian, yaitu pemberian dari suatu subjek kepada subjek yang lain. Dalam etika berbisnis  pemberian atau keramahtamahan (hospitality) dikonteks tertentu adalah perlu, ketika hal tersebut untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan. Pertimbangannya untuk anda adalah ketika organisasi anda atau karyawan anda menerima gratifikasi pertanyaannya adalah:

  • Bagaimana pemberian tersebut sesuai atau tidak sesuai dengan bisnis anda
  • Ketika anda berpikir bahwa hadiah yang anda terima adalah bermakna ada udang dibalik batu
  • apakah ada risiko terhadap penerimaan gratifikasi?

Gift_Artur-Gabrysiak_i1.jpg

 

ISO 37001 menyebutkan anda harus membangun kebijakan dan procedure terhadap gratifikasi, dengan ketentuan:

  1. Melarang secara total segala bentuk pemberian dan hospitality, atau
  2. Memberi ijin bentuk pemberian dan  hospitality , tetapi terbatas pada referensi terhadap faktor sebagai berikut:

– Maksimum pengeluaran (tergantung daripada teritori/area dan tipe pemberian dan hospitality

–  Frekuensi (mengatur frekuensi pemberian dan hospitality)

– Timing (contoh : tidak pada saat proses negosiasi tender)

– Bertanggungjawab penuh (mengambil akuntabilitas terhadap market dan senioritas pemberi atau penerima)

– Identitas si Penerima (Terhadap posisi dalam memberi kontrak, pemberi ijin, sertifikat atau pembayaran)

– Resiprok (Tidak ada didalam sebuah organisasi yang dapat menerima pemberian dan hospitality lebih besar daripada nilai yang dikeluarkan oleh organisasi tersebut)

– Lingkungan legal dan regulatory (Organisasi memiliki pelarangan atau pengendalian yang tepat)

3. Mendapatkan persetujuan terhadap pemberian dan hospitality diatas nilai tertentu atau secara frekuentif oleh Manager yang sesuai

4. Mendapatkan pemberian dan hospitality dengan syarat terdokumentasi efektif dan transparant (terdaftar atau pembukuan)

 

ISO 37001 juga mengatur bagaimana pemberian seperti donasi, sponsorship, promosi dan pengaturan komunikasi politik melalui pendanaan. Sehingga ISO 37001 menggagas  sistem secara komprehensif pengendalian anti-suap didalam organisasi.

Anda bertanya lebih lanjut dengan mengisi field berikut

 

Continue reading

Mengenal Sistem Management Anti Suap | ISO 37001

paidundertable

Dunia akhir tahun ini akan berbangga menerima Sistem Management Anti Suap yang dikeluarkan oleh ISO dengan nama ISO 37001.  ISO series ini bertujuan untuk membuat sistem standar internasional untuk mengendalikan korupsi atau suap.

Sebenarnya sistem ini secara praktek sudah di dilakukan oleh beberapa organisasi, khususnya perusahaan oil and gas yang dalam kebutuhannya melakukan audit kepada kontraktor dengan sistem AUDIT ANTI BRIBERY. Oleh karena banyak tuntutan dari praktisi, akademisi, pemerintah terhadap kebutuhan standar anti suap ini, ISO mengangkat menjadi standar internasional, sehingga ini dapat diterapkan pada organisas-organisasi yang beritikad baik dalam menjalankan bisnis secara sehat.

gayus-tambunan

Untuk organisas Indonesia sender dalam penerapan ISO 37001 pilihannya ada dua, yaitu berkomitmen untuk menrapkan Sistem Manajemen Anti Suap dengan benar atau hanya semata-mata mendapatkan bukti sertifikasi ISO 37001 dan korpus tetal berjalan, ironis memang untuk Indonesia tetapi dengan semangat perubahan menuju perbaikan hal ini dapat dilakukan.

Berikut beberapa FAQ terhadap ISO 37001.

Apa Tujuan Standar ISO 37001?

Mengembangkan sistem management internasional dengan penerapan norma-norma anti suap / korupsi di organisasi

Kapan ISO 37001 dikeluarkan ?

iso37001-timeline_publication_en

pada akhir tahun 2016 dan ISO 37001 masuk kategori sertifikasi, artinya tidak hanya panduan manajemen anti suap tapi ada proses audit untuk sertifikasi

Apa yang dicover didalam ISO 37001?

Pendekatan ISO 37001 adalah berbasis risiko , analisa risiko memainkan peranan untuk diidentifikasi, dinilai dan dievaluasi.

Siapa saja yang dapat aplikasi ISO 37001?

Standar ini fleksibel dan dapat digunakan untuk semua tipe organisasi, baik skala besa atau kecil, sektor pemerintahan atau swasta dan organisasi non-profit.

Apakah ISO 37001? Sistem yang berdiri sendiri ?

Tidak, sistem ISO 37001 adalah sistem yang dapat berintegrasi dengan sistem manajemen organisasi eksisting. Karena struktur ISO 37001 mempunyai High Level Structure, sehingga kemampuan berintegrasi dapat dilakukan hanya beberapa persyaratan spesifik anti suap/korupsi yang terpisah.

Apa manfaat ISO 37001?

ISO 37001 memberikan panduan pencegahan terhadap anti suap dan korupsi, penjelasan bukti justifikasi bahwa organisasi tidak melakukan korupsi, Manfaat B2B , manfaat tender, manfaat pra qualifikasi

pertanyan lebih lanjut dapat hubungi

Continue reading

Mengukur Produktivitas Bisnis dengan Peta Proses Bisnis

oporgperform-e1321036782896

Dalam mengukur produktivitas bisnis di organisasi anda, perlu diidentifikasi hal apa saja yang perlu diakur didalam bisnis anda semisal anda ingin mengukur produktivitas dari aspek :

  • kinerja penilaian individu
  • kinerja penilaian departemen
  • pengukuran kepuasan pelanggan
  • pengukuran keluhan pelanggan
  • kinerja pengelolaan keuangan
  • kinerja pengelolaan pengadaan barang dan jasa
  • kinerja mesin operasi anda
  • dan lainnya

 

peta proses bisnis membantu didalam merumuskan pengukuran kinerja tersebut dengan parameter-parameter yang ditentukan melalui analisa proses. Mengukur kinerja proses organisasi anda berarti mengukur output dari proses tersebut terhadap goal yang ditetapkan pada saat perencanaan. Sebagai contoh di penjelasan artikel Audit Internal Dengan Pendekatan Peta Proses Bisnis tentang proses pembelian.

graphic_Transaction_flow_leading_to_the_Close_Purchase_Orders_processgc5168f0601789155_ef90c_12dbe70f357__16

peta proses bisnis membantu mengukur kinerja proses bisnis organisasi 

 

langkah yang harus anda lakukan adalah :

  1. Tentukan ruang lingkup proses yang akan anda ukur kinerjanya
  2. Menetapkan proses – proses yang terkait didalamnya termasuk metode kerja, material/ informasi yang dibutuhkan, kompetensi pekerja yang melakukan proses tersebut, standar referensi didalam proses tersebut, parameter kesuksesan dari proses tersebut.
  3.  Implementasi peta proses bisnis kedalam operasi
  4. Evaluasi kinerja output pada periode tertentu
  5. Bagaimana peluang improvement untuk meningkatkan kinerja proses tersebut

 

Untuk total pengukuran kinerja organisasi, pengukuran proses adalah bagian dari input, akan lebih baik apabila pengukuran kinerja organisasi ditambah dengan aspek input lainnya seperti strategi organisasi, desain organisasi, leadership, teknologi , budaya dan kapacitans organisasi.

de-waal-success-factors

Dengan demikian hal yang patat anda cermati tetap saja bagaimana kesemua itu menjadi peluang untuk perbaikan terus menerus (continuous improvement)

Continue reading

Audit Internal Dengan Pendekatan Peta Proses Bisnis

Audit Internal system adalah systematic proses untuk mencari kesesuaian antara efektifitas proses dengan kriteria audit. Audit internal dipersyaratkan oleh ISO baik ISO 9001:2015 atau ISO yang lainnya.

Audit checklist on a desk

audit checklist menjadi alat untuk mencari bukti kesesuaian

Proses audit membutuhkan panduan audit/ kriteria audit, jadwal audit, ruang lingkup audit, audit checklist , dan lainnya. Peta proses bisnis membantu didalam menyediakan kerangka menjalankan proses audit baik untuk kebutuhan audit compliance atau audit kinerja. Audit compliance adalah audit kesesuaian untuk mencari bukti audit terhadap kriteria audit/ standar audit atau peraturan dan regulasi. Audit kinerja adalah audit untuk mencari efektifitas dan efisiensi proses terhadap kriteria audit. Kedua model audit tersebut mempunyai prinsip yang berbeda dan output yang dihasilkannya.

Peta proses bisnis sesuai dengan Mengenal Business Process Mapping menyediakan informasi end-to-end secara lengkap  menjelaskan proses pekerjaan di organisasi. sebuah contoh audit checklist  proses pembelian  di organisasi:

graphic_Transaction_flow_leading_to_the_Close_Purchase_Orders_processgc5168f0601789155_ef90c_12dbe70f357__16

sebuah proses pembelian di organisasi yang sederhana

 

AUDIT COMPLIANCE :

  • Standar/ketentuan apa dalam membuat PO ?
  • Apa saja yang harus dipenuhi sebelum PO diberikan ke supplier ?
  • Bagaimana melihat standar keberterimaan barang yang datang ?
  • Apa yang menjadi syarat PO close / selesai ?

 

AUDIT KINERJA :

  • Apakah standar/ ketentuan dalam membuat PO sudah efektif? Apakah sesuai dengan tujuan dari pembelian ?
  • Seberapa banyak tingkat kegagalan PO yang dikembalikan dari supplier ?
  • Apakah barang yang datang sudah memenuhi tujuan pembelian yaitu barang bagus, pengiriman tepat waktu ?
  • Apakah PO close sudah efisien terhadap waktu mulai dari PO dikeluarkan sampai barang datang ?

 

Antara audit compliance dan audit kinerja sama -sama memiliki kelebihan , akan lebih bagus bila dikombinasikan dan peta proses bisnis menjadi acuan dalam proses audit tersebut.

Continue reading